Hoe werken onze sales afdelingen samen?

Voor de lezers die mij (nog) niet kennen: ik ben Gelmer van den Noort. Na mijn studie Information Sciences aan de Vrije Universiteit van Amsterdam te hebben afgerond ben ik op wereldreis gegaan. Terug in Nederland ben ik in mei 2020 begonnen bij Exxellence als Sales Consultant. Ik houd me bezig met diverse sales- en accountmanagementtaken. Hoewel ik graag bij klanten op locatie zou langsgaan, werk ik momenteel weer volledig vanuit huis en gaat het overleg met klanten digitaal via Teams. Na een eerder artikel van mijn collega Leroy Kleijn over hoe hij het thuiswerken ervaart, nu aan mij de eer om iets te schrijven over de sales samenwerking met onze vestigingen in Amsterdam (Zaaksysteem.nl) en in Eindhoven (T&T Vertrouwd Verbonden).

Exxellence Groep is sinds vorig jaar aan het groeien. Zo is in juni 2020 Zaaksysteem.nl bij de groep gekomen, in augustus 2020 T&T Vertrouwd Verbonden en in december 2020 4Value. Vanuit de groep wordt intensief samengewerkt om zo het nummer 1 govtech bedrijf voor de (semi-)overheid te worden. Hiermee willen we synergievoordelen behalen en een breder productportfolio aanbieden aan onze klanten, waardoor zij de voordelen van de verschillende bedrijven kunnen benutten en wij een hogere kwaliteit kunnen bieden. Met name bij de ondersteunende afdelingen (o.a. administratie, marketing en sales) is samenwerking relatief eenvoudig te realiseren, vandaar dat dit de eerste afdelingen zijn waar dit is opgepakt.

Bij sales hebben we sinds eind september 2020 een wekelijkse sales tactical op maandag, waar alle salesmensen van de verschillende locaties bij aanschuiven. De term ‘tactical’ komt van de Holacracy werkwijze waarmee bij Zaaksysteem.nl al werd gewerkt. Dit betekent onder andere dat teams zelfsturend zijn en medewerkers zelfstandig beslissingen dienen te nemen. Voor mij is dit een andere manier van werken. Om even terug te komen op die sales tactical: een ‘tactical’ is als het ware het afdelingsoverleg waar een bepaalde structuur aan vast zit. Dit zorgt ervoor dat overleggen efficiënter verlopen. Zo zijn er een aantal vaste checklist punten die we wekelijks langslopen. Bij punten die je zelf op de agenda zet geef je aan of je informatie deelt of iets van een ander nodig hebt en zo ja, van welke rol. Dit voorkomt lange discussies over één agendapunt, wat bijdraagt aan een efficiënt overleg. Waar in het begin de agendapunten met name vestiging specifiek waren, zijn er de laatste tijd meer en meer punten die voor iedereen interessant zijn. Van het bespreken van interessante kansen in de markt, updates over lopende aanbestedingen tot een evaluatie van een gezamenlijk salesproject.

Naast het bijwonen van het gezamenlijke salesoverleg, werk ik ook samen aan salesprojecten met collega’s uit Amsterdam en Eindhoven. Denk daarbij aan het maken van een gezamenlijk salesdashboard, marktconsultaties invullen en business cases uitwerken. Verder is het de bedoeling dat we elkaar ook bij andere werkzaamheden kunnen ondersteunen, zoals het opstellen van een offerte of het schrijven van een aanbesteding. Naast dat het tijd scheelt en leerzaam is, is het ook leuk om op die manier met collega’s van andere vestigingen samen te werken. Ook processen en de manier van werken worden op elkaar afgestemd.

“Bijzonder om te ervaren dat deze samenwerking ook via de digitale weg gerealiseerd kan worden.”

 

Ik merk dat de samenwerking zowel mij persoonlijk als onze organisatie veel biedt. Voor mij persoonlijk een extra uitdaging, interessante nieuwe taken en de kans om elkaars kennis snel te delen. Voor Exxellence biedt het onder andere efficiëntie, extra capaciteit bij piekmomenten en verbondenheid tussen medewerkers en vestigingen. Waarschijnlijk zal ik een eigen focus blijven houden qua product(en) en werkzaamheden, maar toch een deel van mijn tijd besteden aan gezamenlijke projecten en ondersteuning bij andere vestigingen van de groep.

Ik kijk nu al uit naar de rest van dit jaar, waarin we deze opstartfase zullen voortzetten. En  daarnaast hopelijk ook meer gezamenlijke projecten kunnen oppakken en uitvoeren met als doel de markt zo goed mogelijk te bedienen!